Ta ditt lopp till nästa nivå

Som arrangör får du själv välja hur ditt Vitamin Well Run of Hope ska utforma sig. Loppet kan vara litet med få deltagare, eller stort med kringaktiviteter och flera distanser. Bara du sätter gränserna! På den här sidan har vi samlat tips inför planeringen av ditt lopp. Oavsett om du är van eller ny arrangör, så har vi här samlat tips från oss på Barncancerfonden, men också våra arrangörer!
  • Att tänka på vid val av plats

    Välj gärna en plats som är en naturlig mötesplats, som t.ex. ett lokalt torg eller en idrottsplats. Det är bra om det finns lite yta för uppvärmning och eventuell servering av kaffe och korv. Ett tips är även att ha lokala aktörer nära till hands som kan hjälpa till med allt från kaffe till bananer. 

    Tänk också på att det ska vara lätt att ta sig till starten med kollektivtrafik och att det ska finnas parkeringsplatser nära til hands för de som väljer att ta bilen.

    Det är också bra om det finns toaletter nära till hands för den som behöver. 

  • Att tänka på när du lägger din bana
    • För att underlätta lägg din bana i en park, skog eller ett lokalt löpspår. 
    • Banan bör inte korsa för många vägar då detta kräver fler funktionärer, och eventuellt även ett polistillstånd om ni stör trafiken. 
    • Lägg en kortare bana, och låt deltagarna springa flera varv om du har ett längre lopp. Detta gör det roligare för de som tittar på, och du behöver inte heller lika många funktionärer. Det gör det även enkelt för dig om du vill ha olika distanser då deltagarna kan springa 1,2,3 eller flera varv. 
    • Markera banan väl med t.ex. färgade band. Men sätt upp dessa strax innan loppet så de inte misstas för skräp och tas ned av förbipasserande. Sätt upp markeringarna tätt längs med banan så att löparna alltid ser dem och slipper oroa sig för att springa fel. Var extra tydlig vid korsningar! 
    • Tänk på att välja en bana som passar alla. Vi vill ju att så många som möjligt ska vara med, oavsett förutsättningar, ålder eller tempo! 

     

  • Fundera på vilka som kommer komma till ditt lopp

    Vilka personer vill du ska komma på ditt event? Försök att skapa förutsättningar för så många som möjligt att delta. Till exempel en kort slinga som de allra minsta kan vara med på, en slinga som är lämplig för personer med barnvagnar/hundar etc. Tänk också på att det kan komma personer för att heja på de som springer, och fundera över om du på något sätt kan få dem att bidra till insamlingen, till exempel genom att anordna ett lotteri eller genom försäljning av enklare fika. 

  • Att tänka på vid starten
    • Märk tydligt ut starten så att dina deltagare hittar och vet var de ska befinna sig vid starttiden. 

    • En fördel är att låta de snabbaste löparna starta först så det inte blir stockning när alla ger sig iväg.

    • Vitamin Well Run of Hope går inte på tid, men om du vill ta tid på dina deltagare så finns det ett antal appar som är kostnadsfria att använda. T.ex. kan du som arrangör lägga upp ditt lopp i RaceONE som vi använder för de virtuella loppen, eller så finns t.ex. RaceSplitter. I RaceSplitter skapar du en startlista men behöver själv ta tiden på varje deltagare vid målgången. Du kan också låta deltagarna själva ta tiden och rapportera in vid målgången. Kom ihåg att Vitamin Well Run of Hope inte handlar om att vinna, utan att vara med! 

    • Om du väljer att ha tidtagning på plats så behöver du söka tillstånd av polisen. 

  • Att tänka på vid målgången
    • Det kan vara kul att ha en målbanderoll som dina deltagare springer under vid målgången. Detta kan du försöka låna från en lokal idrottsförening eller liknande om du inte vill bekosta den själv. 
    • Uppmuntra dina besökare att samlas vid målgången för att applådera och hylla löparna som kommer in i mål! 
    • Run of Hope är ingen tävling, men vissa arrangörer tycker det är roligt att dela ut priser till t.ex. alla barn som medverkar. Här kan du ta hjälp av ett företag som kanske kan dela ut en banan, serietidning eller något annat kul! 
    • Ett tips är att annordna ett lotteri för alla som medverkar. Nummerlappen kan då fungera som en lott och då ge chans till fina priser. Ta hjälp av sponsorer för att samla ihop priser till ditt lotteri. Genom att lotta ut priser till alla deltagare efter loppet istället för att bara ge de snabbaste löparna priser, har alla lika stor chans att vinna! 
  • Behöver jag funktionärer på mitt lopp?

    • Beroende på om du har ett långt eller kort lopp, kan du behöva funktionärer under ditt lopp.

    • Det kan vara bra att ha funktionärer som guidar löparna rätt, och om ni är många som deltar, kan det även vara bra att ha funktionärer vid passage över gata eller gångväg för att kunna stoppa cyklister eller bilar. 

    • Det kan även vara bra att ha funktionärer som tar emot alla deltagarna vid registreringen, delar ut nummerlappar, serverar fika, tar tidtagning, delar ut dryck vid vätskestation eller liknande. Om du är osäker på hur många funktionärer du behöver, tveka inte att rådfråga din kontaktperson på Barncancerfonden: event@barncancerfonden.se 

  • Att tänka på kring marknadsföring av ditt lopp
    • Använd det digitala marknadsföringskitet du fått av Barncancerfonden när du skapade ditt lopp. Där finns affischer, bilder för sociala medier och liknande. Länken till nedladdningssidan hittar du i ditt bekräftelsemail. 

    • När det gäller att bjuda in till sitt event kan det vara en bra idé att skapa ett Facebook-event som sedan kan delas på din sida, dina vänners sidor och i olika lokala Facebook-grupper som kan vara intresserade av att delta. Skriv gärna något personligt tillsammans med länken till ditt Facebook-event. 

    • Använd länken till din eventsida på Barncancerfondens hemsida när du marknadsför ditt lopp. Detta så att alla deltagare kan anmäla sig på ett enkelt sätt. 

    • Det är lätt att försvinna bland mängden av inlägg på sociala medier. Påminn därför ofta för att budskapet ska nå fram till potentiella deltagare. 

    • Sätt upp lappar på de lokala skyltplatserna och prata tidigt med lokala butiker och andra lokala företag. Företagen kan också vilja vara med och springa eller sponsra ditt lopp. 

    • Två veckor innan loppet tipsar vi om att ta kontakt med press om du vill att ditt lopp ska synas i tv eller radio. Du kommer få ett mail med råd kring detta två veckor innan ditt lopp. 
  • Sök eventuellt tillstånd
    • Vänd dig till de markägare som äger marken där ni tänker arrangera ert event och där löpsträckan/sträckorna går. Förklara vad du har tänkt att  arrangera och vilket syfte som finns med arrangemanget och se till att ni träffar en överenskommelse om att marken får användas till det du tänkt dig.
    • Ansök om tillstånd från Polismyndigheten för att arrangera en offentlig tillställning https://polisen.se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok/offentlig-tillstallning/. För att handläggningen av tillståndet ska gå så smidigt som möjligt, tänk på att bifoga kartor med markeringar över samlingsplats/mål/start samt de sträckor som ni ska springa. Det är inte säkert att du behöver söka tillstånd till ditt lopp.
    • I dessa fall behöver du söka tillstånd: 
      • Om ni är så pass många deltagare att det påverkar den lokala trafiken.
      • Om ni tar tid på ert lopp.
      • Om ni vill ha er start- och målplats på en offentlig plats söker ni tillstånd hos polisen - https://polisen.se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok/allman-sammankomst/. 
      • Om ni är över 1 000 deltagare och har tidtagning behöver ni söka tillstånd hos Länsstyrelsen.
      • Polisen kommer att ta ut en kostnad på cirka 900 kronor för att behandla er ansökan.
  • Var noggrann med informationen till dina deltagare

    Sammanställ all information som deltagarna behöver veta på din eventsida du får när du skapar ditt event. Det underlättar för dig som arrangör att redan innan ha besvarat alla möjliga frågor som kan uppkomma såsom starttid, underlag, svårighetsgrad, möjligheter att byta om, plats för att lämna av överdragskläder, toaletter, möjligheter att fylla på vatten, eventuell tidtagning, nummerlappsutdelning etc. 

    Du kan även skicka ut mail till alla dina deltagare med information inför loppet via funktionen på "mina sidor".

  • Tänk på miljö och hållbarhet

    Glöm inte bort miljön och hållbarhet. Se till att det finns möjligheter att slänga skräp, ta hand om pant och att platsen som ni valt ut till ert event inte tar skada. När årets event är färdigt är det viktigt att i lämnar platsen som den var innan eventet. Tänk på att du kanske vill arrangera loppet där nästa år igen, och då vill du ha möjlighet att återvända. 

  • Skapa kringaktiviteter för att samla in mer!

    Genom att ordna andra aktiviteter vid sidan av loppet kan du nå fantastiska resultat på insamlingssidan samt få en härlig stämning under eventdagen.  

    • Lotterier* 
    • Ansiktsmålning för de allra minsta 
    • Enklare tävlingar 
    • Tipsrunda 
    • Sälj eller bjud på fika

    * Riktlinjer för lotterier (för att inte söka om extra tillstånd från lotteriinspektionen) 

    - Lotterna får kosta max 10 kr/st 
    - Du får endast dela ut varor som du fått genom sponsorer, inte exempelvis pengar eller tjänster 
    - Värdet på den högsta vinsten får max vara 775 kronor
    -     Vinsterna måste delas ut i samband med ditt event 

  • Skaffa lokala sponsorer till ditt event 

    Som arrangör kan man skaffa sponsorer till sitt lopp. En sponsor köper ett sponsorpaket på arrangörens eventsida. Sponsorns logotyp får då synas på arrangörens hemsida, och de får också ett härligt sponsorpaket! ​Sponsorpaketen finns i tre olika nivåer: Guld, silver och brons, och kostar 10.000, 5.000 eller 2.000 kr. 

  • Gå igenom checklistan

    Gå igenom checklistan 

    Ladda ner checklistan (jpg)

    Det finns många bra anledningar till varför du ska vara med och arrangera ett Vitamin Well Run of Hope, men de viktigaste är nog ändå att:

    • Varje dag får ett barn i Sverige cancer, och 85 procent av de som drabbas överlever.
    • Forskningen går framåt, men vissa diagnoser går än idag inte att bota.
    • Bland de som överlever drabbas ungefär 70 procent av sena komplikationer, antingen från behandlingen eller sjukdomen i sig.
    •  
  • Låt barnen springa för barnen – arrangera ett barnlopp

    Alla är välkomna att delta på Vitamin Well Run of Hope, och varje år kommer både gamla som unga! Ett fint sätt att engagera även de allra minsta är att arrangera ett barnlopp.

    • Skapa en kort bana, på ca 1 km för de allra minsta. 
    • Tänk på att lägga den här starten innan eller efter starten för de vuxna, då många föräldrar vill springa tillsammans med sina barn men även hinna delta på det lite längre loppet. 
    • Se till att märka upp banan noggrannt så alla barn hittar, och undvik en sträcka med för många korsningar eller övergångsställen. Banan ska vara lätt att följa även för de minsta!
    • Barnen tycker ofta det är roligt med en gemensam uppvärmning innan start. Sätt på en peppig låt och dansa loss tillsammans! 
    • Run of Hope är ingen tävling, men det kan vara kul att dela ut ett litet pris till alla barn som deltar. Detta kan t.ex. vara en banan som du får sponsrat av den lokala matbutiken! 

Har du frågor så är det bara hör av sig till oss på Barncancerfonden. Du når oss enklast på event@barncancerfonden.se 

Lycka till i planeringen av ditt Vitamin Well Run of Hope!