Styrelsepolicy

Uppdraget att vara styrelseledamot är ett förtroendeuppdrag och det är viktigt att de som valts till dessa poster ser till att stadgarna och föreningens årsmötes målsättning uppföljs.

Styrelsens målsättning är att arbeta för att barnen och deras anhöriga ska få bästa möjliga stöd under behandlingsperioden och under den efterföljande tiden. Detta gäller även de familjer som mist sitt barn. Styrelsen har också som uppgift att vara det naturliga kontaktnät som många barn, föräldrar och syskon behöver.

Vidare ansvarar styrelsen för att ekonomiska medel kommer in i föreningen så att föreningen kan säkerställa att de planlagda aktiviteterna kan genomföras och säkerställa driften av föreningens anläggningar, Möllegården på Österlen och Lindvallen i Sälen.  

I föreningen finns också olika arbetsgrupper som rapporterar till styrelsen. Dessa arbets-grupper driver frågor inom olika intresseområden. Det finns grupper för bla syskon, ungdomar, Vi-som-mist, familje- och marknadsfrågor.

Styrelsens uppgifter

Styrelsen ska se till att föreningens organisation fungerar ordentligt och att förvaltningen av föreningens angelägenheter görs på ett bra sätt. I organisationen ingår att det finns fastlagda rutiner för redovisningen och hanteringen av föreningens pengar.

Egen integritet

Varje styrelseledamot är handplockad för sitt uppdrag och förväntas aktivt bidra till styrelsearbetet. Så bör det vara också i de situationer när den egna uppfattningen inte delas av övriga i styrelsen. Man förväntas ge klara besked om sin åsikt och stå för den – även när den är obekväm.

En ledamot som inte tycker sig ha tillräcklig information i en fråga för att gå till beslut ska ge uttryck för det genom att ställa frågor och begära kompletteringar, likaså om ledamoten inte förstår den information som lämnas.

Det bör vara ett sådant klimat på styrelsemötena att vilken ledamot som helst kan ta initiativ i vilken fråga som helst.

Styrelseledamöternas förberedelse och mötesdiciplin

För att få högsta effektivitet på styrelsemöten måste deltagarna visa disciplin. En dagordning bör skickas ut i förväg. Dagordningen talar om vilka ärenden som ska behandlas. Hur ofta den ska mötas, vad den ska diskutera och annat bestämmer styrelsen själv.

Lagen ställer några (ganska få) formkrav. Ett är att styrelsen ska föra protokoll vid sina möten. Ett annat är att det ska finnas tillräckligt med underlag för de beslut som ska fattas; ledamöterna ska vara förberedda genom att ha läst in underlaget i förväg, före styrelsemötet.

Styrelseprotokoll

Styrelseprotokollen är inte offentliga. Varken föreningens medlemmar eller utomstående har någon absolut rätt att få se dem. De kopior som styrelseledamöterna får ska inte heller utan vidare visas upp för någon utanför styrelsen utan föregående stämmobeslut. Detta ingår i styrelsens vårdnadsplikt.

Hela styrelsen ansvarig 

Det är viktigt att man som styrelseledamot har klart för sig att alla i styrelsen har det slutliga ansvaret både för ekonomin och protokollen, även om man utsett en kassör och sekreterare.

Attestrutiner

Med attest menas att någon lämplig person genom att skriva sitt namn eller signatur, godkänner köp och betalningar mm för föreningens räkning. Alla inköp ska attesteras av ordförande, ordförandens inköp attesteras av vice ordförande, som skickar vidare till kassör för betalning.

Tillgänglig tid

Styrelseuppdrag är tidskrävande. Förutom tid till styrelsemötena ska det finnas tid till förberedelser och kontakter mellan mötena.

Styrelsesammansättning

Styrelsens viktigaste arbetsform är att ha fysiska möten, dessa möten äger oftast rum i Lund och är 6-8 stycken per år, utöver detta tillkommer telefonmöten.

Styrelsen arbetar sig fram till gemensamma beslut. Styrelseledamöter är individer med kunskaper och erfarenheter. När dessa i diskussioner ympas ihop med andra individer med delvis andra kunskaper och andra erfarenheter skapas nya insikter.

Det är kärnan i gott styrelsearbete. En hängiven grupp människor fördjupar, nyanserar och kompletterar de enskilda ledamöternas kunskaper i frågor som är betydelsefulla för föreningen.

Styrelsebeslut

Styrelsebeslut fattas vanligtvis med enkel majoritet, dvs mer är hälften av de närvarande ska rösta för förslaget. Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal.

Sekretess

För alla styrelseledamöter gäller regler om sekretess. En styrelseledamot får inte föra uppgifter vidare. Styrelsen avgör själv vilken information som är konfidentiell.

En förutsättning för att styrelseledamöter ska uppfatta det meningsfullt att engagera sig i styrelsen är att arbetet inte undermineras av att information från styrelsemöten läcker ut – varken besluten eller detaljer från beslutsprocessen.

Sekretessen finns för att skydda patienternas personliga integritet. En patients tillstånd och enskilda angelägenheter får endast diskuteras med personer i styrelsen.